Koncepcja urban labu powstała w Instytucie Rozwoju Miast i Regionów (IRMiR) jako odpowiedź na brak w polskich miastach instrumentu wspierającego współpracę pomiędzy różnymi grupami interesariuszy miejskich, w tym przede wszystkim na linii urząd miasta – mieszkańcy.
Opracowany model urban labu został oparty o koncepcję poczwórnej helisy (Quadruple Helix – QH), która opisuje schemat współpracy innowacyjnej, w którym użytkownicy (mieszkańcy), przedstawiciele biznesu (sektor prywatny), uniwersytety (instytucje naukowe) i władze (sektor publiczny) współpracują w celu wytwarzania innowacji w postaci nowej wiedzy, technologii, produktów i usług oraz rozwiązań organizacyjnych.
Źródło: opracowanie własne
Poszczególni interesariusze urban labu w ujęciu modelowym odpowiadają elementom poczwórnej helisy, którymi są: mieszkańcy, sektor publiczny, sektor prywatny oraz instytucje naukowe. Ich rola może być bardzo zróżnicowana, gdyż każdy z urban labów to swoiste narzędzie balansujące między poszczególnymi rodzajami tej współpracy.
Lokalni interesariusze spontanicznie tworzą dynamikę i kreatywność miasta, stymulując innowacyjność i przedsiębiorczość. Wyzwaniem jest tutaj przełożenie owych działań na ustrukturalizowany proces innowacji społecznych i technologicznych, który może zachodzić w tego typu laboratorium miejskim. Dzięki temu małe i niezależne inicjatywy zyskują szansę na zwiększenie swojej skali i przetestowanie proponowanych rozwiązań w warunkach rzeczywistych, gdyż są realizowane na bazie odpowiednich zasobów i przy formalnym przywództwie któregoś z partnerów.
Relacje między poszczególnymi interesariuszami, a także role przyjmowane przez nich w danym laboratorium warunkują nie tylko sposób zarządzania nim, ale często również kształtują podejmowaną tematykę, rodzaj realizowanych projektów czy w końcu sposób finansowania danego urban labu.
Źródło: opracowanie własne
W efekcie opracowanych założeń koncepcyjnych i dopracowywaniu modelu urban labu dostosowanego do warunków polskich, rozpoczęto w Instytucie Rozwoju Miast i Regionów realizację projektu pn. Urban Lab jako pilotażowe narzędzie poprawy jakości życia mieszkańców miast zgodne z ideą smart city, który był finansowany przez Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej ze środków Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna na lata 2014-2020. Projekt obejmował, poza opracowaniem koncepcji urban labu, dostosowanej do warunków polskich, także merytoryczne wsparcie jego pilotażowego wdrożenia w dwóch polskich miastach, którego realizację rozpoczęto w Gdyni i w Rzeszowie w 2019 r.
Dostosowując założenia funkcjonowania urban labu do warunków polskich miast opracowano także uniwersalną, zdaniem autorów, definicję tego instrumentu:
Urban lab to instrument współpracy władz miejskich z mieszkańcami, przedsiębiorstwami oraz podmiotami naukowymi, mający na celu poprawę jakości życia mieszkańców poprzez innowacyjne rozwiązanie zidentyfikowanych problemów oraz wygenerowanie dodatkowej wartości przy wykorzystaniu zasobów miejskich.
Przyjęcie takiej definicji urban labu, bezpośrednio odnoszącej się do instrumentu, jest zdaniem autorów najpełniejszym ujęciem istoty jego funkcjonowania. Jednocześnie w jego w definicji zawarto główne elementy działania zarówno urban living labów, city labów, jak i living labów, przez co podkreślono fakt, że urban lab jest najbardziej rozbudowanym narzędziem w tym modelu funkcjonalnym.